仕事を進める中で、「必要な時だけスキルのある人材が欲しい」「人件費を節約したいが手段がわからない」などという問題に悩まされていませんか？オンラインアシスタントを上手に活用することで、これらの問題を解決することができます。
新型コロナウイルスの流行によりリモートワークが推進される現在、社外に自宅で仕事をこなす「オンラインアシスタント」が注目されています。
この記事では、オンラインアシスタントが具体的にどのような業務を行うのか、またそのメリットとデメリットについて説明します。
オンラインアシスタントとは
オンラインアシスタントとは、企業が多様な業務を支援するサービスです。
基本的な事務業務はもちろん、サイトの管理や更新、SNS運用業務までを幅広く担ってくれます。
オンラインアシスタントサービスはその名前が示す通り、基本的にはオンラインでの関わりが中心となります。
基本的な事務業務だけでなく、ウェブサイトの管理作業はリモートワーク（遠隔業務）形式で行われるため、お互いのオフィスを訪れる必要がありません。これにより時間の無駄がなくなり、自社で従業員を直接雇用するよりもコストが抑えられるため、人件費の削減というメリットも期待できます。
業務サービスを提供する会社には多様なスキルを持つ優秀なアシスタントが所属しており、クライアントの依頼業務の内容に応じて適切な人材が選ばれます。
業務の効率化に貢献し、それが企業の生産性向上と売上増加に繋がるため、積極的に導入している企業が増えています。
オンラインアシスタントと派遣・クラウドソーシングとの違い
オンラインでのアシスタントサービスと似たサービスとして、他にも人材派遣やクラウドソーシングがあります。それぞれの特徴や違いを詳しく見ていきましょう。
オンラインアシスタントと派遣の違い
オンラインアシスタントサービスと人材派遣の間には、業務内容の幅と人員調整の柔軟性において大きな違いがあります。
【業務内容の幅】
- 人材派遣では、業務内容は契約開始時に具体的に決定され、その範囲内での作業が主となります。このため、業務の変更や融通が効かないことが多いです。
- オンラインアシスタントサービスでは、業務内容がより柔軟に設定され、クライアントのニーズに応じて調整することが可能です。
【人員調整の柔軟性】
- 人材派遣では、一度契約された人員は基本的に固定され、仕事量の増減に対応しにくいことがあります。仕事が少ない場合でも固定的な人件費が発生します。
- オンラインアシスタントサービスでは、仕事の量に応じて必要な人員を調整することが容易です。仕事が増えれば追加のアシスタントを、減れば人員を削減することができます。
以上の違いから、人材派遣は比較的固定的で事前に定められた業務を行うのに対し、オンラインアシスタントサービスはクライアントの変化するニーズに柔軟に対応できると言えます。
また、オンラインアシスタントサービスは、仕事量の変動に応じたコスト効率の良い人員調整が可能な点が大きな利点です。
オンラインでのアシスタントサービスとクラウドソーシングの違い
オンラインアシスタントサービスとクラウドソーシングの主な違いは、業務のカバー範囲と管理の複雑さがあります。
【クラウドソーシング】
- クラウドソーシングは、オンライン上で不特定多数の個人や会社に業務を委託する方法です。
- 業務は連続のプロセスに分割され、それぞれの部分を異なる委託先に依頼する必要があります。
- この方法の対処は、業務の進行管理が複雑になること、適切な事業者の選定に時間がかかること、そして委託先の仕事の品質を自分で判断しなければならないことです。
【オンラインアシスタントサービス】
- オンラインアシスタントサービスでは、短期業務を一つのチームでカバーすることが可能です。
- アシスタントのアサインや業務の進行管理を、専属アシスタントに一任できるため、管理がより簡単です。
総合的に見て、クラウドソーシングは多様な専門性を持つ委託先を自ら選択し、管理する必要があり
それに伴う複雑さがあります。
オンラインアシスタントの業務内容
オンラインアシスタントの業務範囲は広く、基本的な事務作業はもちろんのこと、デザインなどの専門技術を必要とする仕事や、法務といった専門知識まで、多岐にわたるサポートが可能です。
以下で、それぞれの業務別に詳しく解説していきます。
秘書・営業事務
多方面で業務をサポートしてくれるオンライン秘書は、今非常に注目度が高いオンラインアシスタントサービスです。秘書と言えば社長や代表者など「トップの人間の傍にいる人」というイメージが強いですが、いろんな業務を担ってくれるため立場に関係なく利用されています。 バックオフィスに追われて他業務に集中できないとお悩みの方を力強くサポートしてくれるでしょう。
具体的な業務の例
・電話およびメールへの対応
・スケジュール管理
・会食の手配
・出張の手配
・資料作成、調査
・議事録作成 等
経理・財務
経理業務は注意を払う作業が多く、細かいタスクが多いです。 さらに、これらの作業は毎月決まったルーティンで行うことが多く、がオンラインアシスタントに依頼するには最適な業務といえるでしょう。
一部の方は、自社の経理業務を外部に委託することに対して抵抗感を持つかも知れませんが、経理に精通したスタッフは一部に限られ、社内でその業務を行う人材が他にいなければ、業務の負担が一部の人に偏る可能性があります。
しかし、オンラインアシスタントサービスでは、専門的な知識を持ったスタッフが業務をサポートしてくれます。
具体的な業務の例
・在庫管理
・請求書の作成
・経費精算
・給与や賞与の計算
・会計ソフトへの入力代行
・クラウドツール導入サポート 等
人事業務
人事採用は企業の成長と継続に関して重要な業務であり、優れた人材を見つけ、採用し、進めさせるという過程は時間と労力を必要とします。
特に、スキルと経験だけでなく、企業文化に合った人材を探すことは非常に難しく、そのために必要な時間やリソースは多くの中小企業にとっては負担になりがちです。
オンラインアシスタントには人事・採用のプロフェッショナルが多く所属しており、適切な候補者を見つけ、選考を進め、採用までスムーズにサポートします。
その結果、人事採用の業務が効率化され、企業内の他の重要な業務に注力することが可能となります。
具体的な業務の例
・求人広告の出稿・管理
・給与や賞与の計算
・面接スケジュールの調整
・入社・退社の手続き
・セミナー用資料の作成
・面接会場の手配 等
Web関連業務
現代は情報化社会であり、企業にとって自社のウェブサイトやソーシャルメディアを活用して情報を発信していくことは非常に重要です。しかし、一貫性のあるコンテンツを定期的に作成し、投稿し、管理するという地道で時間のかかる作業でもあります。
オンラインアシスタントは企業が持つウェブサイトやソーシャルメディアの管理を担当し、定期的なコンテンツの更新や、コミュニティとの交流を継続することで、企業がオンラインで一貫した存在感を維持できるようにサポートします。
具体的な業務の例
・Webサイト運営
・SNS運用
・画像の加工・編集
・プレスリリースの作成
・SEOを意識した記事の作成や投稿 等
オンラインアシスタントのサービスは、業務や特化領域がサービスごとに異なるため、自社が依頼したい業務を実行できるか、それについての経験や実績があるかどうかは、契約前に必ず事前確認をしましょう。
オンラインアシスタントのメリット
オンラインアシスタントサービスを利用する際の具体的なメリットについて、いくつかピックアップしてご紹介します。
コア業務に集中できる
オンラインアシスタントを活用する際の最大のメリットは、企業が主要業務(コア業務)に集中することができるという点です。
日々の業務において、管理作業や手続きなど、非生産的な時間を取られる業務を、オンラインアシスタントを導入することで、これらの時間を大幅に減らすことができ、重要な業務にのみ集中することができます。
このように、社員が重要な業務に専念できる環境を提供することは、組織全体の生産性を向上させる大きな一歩となります。
人員不足の解消
オンラインアシスタントを導入することで、人員不足の解消ができることもメリットの一つです。
特に、中小企業や慎重企業では、従業員数が少ないため、一人当たりの負担が大きくなりがちです。
特定の専門的なスキルを持つ人材が不足している場合や、一時的な人手が必要な際にも、オンラインアシスタントを活用することで効果的に人員不足を補うことが可能です。
人員不足の解消や、労働力の適正な配分を実現することができ、全体の業務効率化に最適と考えます。
人件費や採用コストの削減
時間だけではなく人件費や採用コストの削減にもつながります。
オンラインアシスタントに特定の業務を依頼することで、特定の業務に専門的なスキルを持つフルタイムの従業員を雇用する必要がなくなります。
これにより、給与や福利厚生、研修費用などのコストを大幅に削減することができ、アシスタントは必要なときだけ利用することができるため、業務量に応じてコストを調整することも可能です。
一般的に、採用活動自体にも時間とコストがかかります。
応募者選考、面接、採用後の教育訓練など、新しい人材を採用するためには多くの時間とコストが必要です。依頼された業務に適したアシスタントが提供されるため、時間とコストを節約することが可能です。
人材育成の必要がない
一般的に、新たな従業員の採用した際には、その人材が業務を十分に遂行するために、一定期間の研修や育成が必要とされます。
オンラインアシスタントは高い能力とスキルを持った即戦力となる人材です。即戦力が前提の人材ですので、人材育成に時間も費用も当てる必要がありません。そのため、高品質な業務パフォーマンスが期待できます。
オンラインアシスタントのデメリット
オンラインアシスタントサービスを利用する主なデメリットは、以下の2点です。
通信機器・通信環境が必要
オンラインアシスタントという性質上、通信環境の整備は不可欠です。
進捗状況の共有や納品物の確認など、業務に関するやりとりは全てオンライン上で完結することになります。
また、通信障害や速度の遅さによって作業の遅延が生じる場合もあります。
連絡ツールの導入が必要
オンラインアシスタントとのコミュニケーションは、ビジネスチャットツールを提供することが一般的です。
進捗のチェックや業務の指示をスムーズに行うために必要不可欠なツールですが、普段ビジネスチャットツールをまだ使用していない企業の場合、新規にツールを導入し、それを運用するまでに時間が必要となる可能性があります。
オンラインアシスタントの選び方
初めてオンラインアシスタントを利用する場合、どのサービスを選べば良いのか迷っている方も多いでしょう。
ここでは、自社にぴったりのオンラインアシスタントを選ぶ際の4つの重要なポイントを紹介します。
費用で選ぶ
オンラインアシスタントの料金体系は多くの場合、月額制となっており、最低契約期間に応じて料金が変更する仕組みです。
料金が安いと魅力的に感じますが、手狭な業務範囲しか対応できず、結果的に追加費用が発生し、全体的な費用が高額になるケースもあるため、月額料金で対応可能な業務範囲をあらかじめ確認しておくことが重要です。
金額面や業務の質、サポート体制を含む全体的なコストパフォーマンスを評価し、しっかりと選定しましょう。
得意分野・対応業務で選ぶ
オンラインアシスタントのサービスは幅広い業務に対応しているところや、一つの分野に特化しているところなど様々です。
自社が依頼したい業務対応しているか、そして豊富な実績やノウハウ、秀な人材が在籍しているかなどをしっかりと確認しましょう。
セキュリティ体制で選ぶ
オンラインアシスタントは外部のパートナーであるため、秘密保持契約を締結するなどして情報の安全性を確保することが必要です。
アシスタントを選ぶ際には、データ暗号化、監視機能、ログ収集など、適切なセキュリティ対策が実施されていることを確認することが重要となります。
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